Hoe maak je functieprofielen aan om waardevolle werknemers te vinden?

Video: Hoe voer je een lastig gesprek op werk? | Leiderschap 2024, Mei

Voor elke manager of HR-manager, vroeg of laat, wordt de kwestie van het vervullen van een vacature. Het kiezen van een goede specialist is geen gemakkelijke taak. Hiertoe stellen managers vrij vaak functieprofielen op die u helpen bij het navigeren door de vereisten voor de sollicitant.

Definitie van een concept

Functieprofielen zijn een reeks professionele en persoonlijke competenties waaraan een kandidaat voor een functie moet voldoen. Op dit moment is er geen geformaliseerde beschrijving van de kenmerken die een vertegenwoordiger van een bepaald beroep zou moeten bezitten, en daarom stellen managers deze documenten onafhankelijk op.

We kunnen zeggen dat het profiel van de functie een soort standaard is volgens welke de werknemer zijn taken moet vervullen. De beschrijving moet gedetailleerd en vooral realistisch zijn. Het document moet de volgende hoofditems bevatten:

de plaats en betekenis van de positie in de organisatiestructuur van een bepaalde onderneming;
functionele verantwoordelijkheden die moeten worden uitgevoerd door de voor deze functie geaccepteerde werknemer;
een profiel met de kerncompetenties die een kandidaat voor een functie moet bezitten;
persoonlijke kwaliteiten die nodig zijn voor het uitvoeren van bepaalde taken;
minimale lijst van eisen die de organisatie aan haar medewerkers stelt.

We kunnen dus stellen dat functieprofielen een set kenmerken zijn waaraan een werknemer moet voldoen. Dit is een specifieke standaard die de verantwoordelijkheden beschrijft, evenals de kwalificatie en persoonlijke parameters van de aanvrager.

Waarom heb ik functieprofielen nodig?

HR-managers staan regelmatig voor de kwestie van het sluiten van een vacature. Aangezien u geen volledig profiel van de functie hebt opgesteld, mag u niet doorgaan met de directe selectie van werknemers. Dit document is een hint die in de volgende gevallen wordt gebruikt:

selectie van kandidaten voor het vervullen van vacatures;
voor certificering van reeds werkend personeel om de mate van naleving van de functie te onthullen (dit geldt ook voor werknemers die de proeftijd hebben doorstaan);
om plannen op te stellen voor opleiding van personeel en bijscholing;
als u een personeelsreserve moet aanleggen voor de toekomst;
om loopbaangroei en verdere promotie van werknemers naar hogere posities in de organisatie te plannen.

Vaak wordt het functieprofiel van een kandidaat voor een functie verward met de functiebeschrijving. Het fundamentele verschil tussen de twee documenten is dat het tweede wordt samengesteld op basis van wettelijke vereisten. Functieomschrijving is een algemeen document dat is opgesteld voor het beroep als geheel, en niet voor een specifieke medewerker van een bepaalde organisatie. Het definieert de belangrijkste verantwoordelijkheden en arbeidsomstandigheden. Een functieprofiel is een document van lokale aard dat geen duidelijke eisen stelt aan inhoud en structuur. De personeelsmanager (of andere personeelsleden) stelt het samen op basis van hun eigen ervaring of de algemene praktijk van de organisatie.

Professionele competenties

Elke functie vereist dat een werknemer bepaalde competenties bezit. Dit zijn kwalificatiekenmerken die nodig zijn voor de uitvoering van bepaalde werken. Het competentieprofiel van een functie bevat dus meestal de volgende items:

strategisch denken (impliceert het vermogen om langetermijnplannen te maken rekening houdend met mogelijke risico's en alternatieve opties);
invloed op anderen (het vermogen om iemands standpunt te verdedigen en anderen te overtuigen van de juistheid ervan);
probleemoplossende vaardigheden (vermogen om adequaat te reageren op niet-standaard situaties en moeilijkheden, en er snel een oplossing voor te vinden);
informatie zoeken (selectie en filteren van gegevens, de mogelijkheid om relevante bronnen te vinden en te gebruiken);
vermogen om met klanten en tegenpartijen te werken (rekening houdend met belangen, begrip van psychologie, voldoen aan wensen en behoeften);
flexibiliteit (snelle respons en besluitvorming bij veranderende situatie);
focus op kwaliteit (kennis en voldoen aan alle eisen en normen, evenals de wens voor continue verbetering).

Afhankelijk van de functie kan de lijst met competenties worden uitgebreid of versmald. Het beroepsprofiel van de functie bevat niet alleen eisen, maar ook de mate van ernst (basis, hoog, maximum). Deze indicator kan worden bepaald door een interview of door speciale psychologische tests.

Hoe is het samengesteld

Het opstellen van een profiel van een post is een nogal moeizaam proces. De noodzaak is te danken aan het feit dat u met dit document kunt bepalen welke parameters een waardevolle werknemer moet hebben. Nadat het profiel correct is opgesteld, vergemakkelijken HR-medewerkers het proces van het zoeken en selecteren van nieuwe medewerkers aanzienlijk. Bij het samenstellen van een document is het de moeite waard om een aantal aanbevelingen en regels op te volgen:

De titel van de post moet beknopt zijn en duidelijk de essentie ervan weergeven. Het is ook de moeite waard om een korte beschrijving te schrijven met een lijst van de belangrijkste verantwoordelijkheden van de werknemer. Het kan worden gepresenteerd als een lijst met taken. Dit zal de basis vormen van het profiel van de post.
De lijst met basisinformatie over de functie moet niet alleen de werkvolgorde bevatten, maar ook de omvang van het salaris, wat een van de belangrijkste punten in het interview zal zijn. Het is ook de moeite waard om de hiërarchie van ondergeschiktheid te beschrijven, evenals een geschatte lijst van personen met wie de nieuwe werknemer zal moeten communiceren.
Om taken uit te voeren, is een reeks specifieke competenties vereist. Deze lijst mag niet te uitgebreid zijn (niet meer dan 10 punten). Het kan worden samengesteld op basis van persoonlijke ervaring, theoretisch onderzoek, observaties van werknemers en een sociologisch onderzoek. U kunt competenties onderverdelen in verschillende groepen (bijvoorbeeld specifiek en zakelijk).

Het profiel moet beknopt en ruim zijn. Hierdoor krijgt u uitgebreide informatie zonder al te veel tijd te besteden aan het verwerken ervan.

De belangrijkste fasen van creatie

De ontwikkeling van een functieprofiel omvat verschillende opeenvolgende fasen:

In de eerste fase van de voorbereiding van het document moeten functiebeschrijvingen zorgvuldig worden bestudeerd, evenals alle informatie over de specifieke kenmerken van de onderneming. Met gestandaardiseerde formulieren kunt u interviews afnemen met medewerkers of een sociologisch onderzoek.
Vervolgens wordt de kring bepaald van personen die direct bij het werk betrokken zullen zijn. Vaker wel dan niet, behandelen HR-specialisten dit probleem. Het is echter ook belangrijk om managers van andere diensten waarvoor profielen worden samengesteld, erbij te betrekken. De werkzaamheden kunnen gezamenlijk of afzonderlijk worden uitgevoerd met de daaropvolgende integratie van de resultaten in een definitief werkdocument.
De derde fase omvat het bestuderen van de organisatiestructuur van de onderneming om de plaats van een positie daarin te bepalen. Ondergeschikten moeten worden geïdentificeerd, evenals directe superieuren aan wie de nieuwe werknemer een rapport zal houden.
Hieronder volgt een gedetailleerde beschrijving van de functionele verantwoordelijkheden die horen bij een bepaalde functie. De basis is niet alleen rechtshandelingen, maar ook persoonlijke ervaring in een bepaalde onderneming.
In de vijfde fase moet de personeelsmanager (of een andere specialist die betrokken is bij de voorbereiding van het profiel) de lijst met kennis en vaardigheden bepalen die nodig zijn om zijn taken uit te voeren. Het gaat over professionele competenties.
Met gedefinieerde competenties is het belangrijk om ze te verdelen op basis van de mate van belangrijkheid, evenals het niveau waarop een specialist ze moet bezitten. Dit zal het selectieproces vergemakkelijken.
Vervolgens moeten de deelnemers aan de werkgroep bepalen welke persoonlijke kenmerken een sollicitant voor het vervullen van een vacature moet hebben. Soms zijn karaktereigenschappen zelfs belangrijker dan professionele competenties, omdat de laatste kan worden ontwikkeld en de eerste een ernstig obstakel voor het werkproces kan worden.
In de achtste fase moeten de algemene vereisten voor de werknemer worden bepaald. Meestal gaat het om geslacht, leeftijd, opleidingsniveau of werkervaring enzovoort. Het is vermeldenswaard dat de eerste twee tekens niet altijd geschikt zijn om te gebruiken, omdat de wet ze als discriminatie kan interpreteren.
De laatste fase betreft het definiëren van criteria volgens welke de werkefficiëntie van de werknemer zal worden bepaald. Ze kunnen worden gebruikt tijdens de proefperiode of voor periodieke beoordeling van de arbeidskwaliteit van bestaande werknemers.

Het is vermeldenswaard dat dit algoritme niet verplicht is voor naleving in alle organisaties. Afhankelijk van de grootte van de onderneming en de specifieke kenmerken van de organisatiestructuur, worden sommige fasen mogelijk overgeslagen en kunnen er ook andere worden geïntroduceerd.

Voorbeeldcompilatie

Op dit moment is er geen uniform formulier waarmee een profiel van de eisen voor de functie wordt opgesteld. En de beroepen zelf bij elke onderneming kunnen specifieke eisen stellen. Desalniettemin hebben HR-managers al een bepaalde praktijk ontwikkeld waarmee een functieprofiel wordt opgesteld. Een voorbeeld kan er als volgt uitzien:

functie volgens de personeelstabel;
korte omschrijving (wat de medewerker moet doen);
essentiële voorwaarden (werkschema, bezoldigingsniveau, enz.);
eisen die aan de aanvrager worden gesteld voor de functie (opleidingsniveau, werkervaring op een bepaald gebied, bepaalde speciale vaardigheden);
uitgebreide lijst met taakverantwoordelijkheden;
bedrijfscompetenties waarover een potentiële werknemer van een bepaalde organisatie moet beschikken;
psychologische tests en andere methoden om de naleving van een bepaalde functie door de werknemer te beoordelen.

Dit is een geschatte sjabloon. Meestal is dit de structuur van het functieprofiel. De steekproef kan worden uitgebreid of verkleind, afhankelijk van de structuur van de organisatie. Er kunnen ook aanvullende parameters worden ingevoerd voor specifieke berichten.

HR-profiel

De personeelsmanager is een van de meest verantwoordelijke functies binnen de onderneming, omdat de kwalitatieve samenstelling van medewerkers afhankelijk is van deze medewerker. Daarom worden speciale eisen gesteld aan personeelsfunctionarissen, die in een dergelijk document worden weerspiegeld als het profiel van de functie. Een voorbeeld kan als volgt zijn:

werkvaardigheid met mensen (de personeelsmanager moet communicatie hebben en geschillen oplossen);
snelle betrokkenheid (HR-specialist mag niet onverschillig zijn, hij zou belang moeten hebben bij het oplossen van bepaalde problemen);
initiatief nemen op het gebied van verbetering van de structuur en kwaliteit van personeel;
openheid voor communicatie (deze kwaliteit is nodig gezien de specifieke kenmerken van de functie);
enthousiasme bij het oplossen van actuele vraagstukken;
positieve stemming, die wordt doorgegeven aan alle andere leden van het team;
vermogen om een gesprek te voeren (het is de manager die de leidende rol speelt in het gesprek met potentiële en echte werknemers);
leidinggevende capaciteiten;
spreekvaardigheid in het openbaar (voor het presenteren van rapporten en rapporten aan het senior management en het houden van seminars voor ondergeschikten);
afwijkend denken om creatieve beslissingen te nemen in noodsituaties;
oratorische vaardigheden, overtuigingskracht van verklaringen;
snelheid van denken en snelheid van handelen;
vermogen om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden (evenals het assisteren van pas aangeworven werknemers);
gebrek aan risicoangst (dit kenmerk moet matig worden uitgesproken);
onafhankelijkheid in besluitvorming;
het vermogen om te experimenteren en nieuwe managementbenaderingen te vinden;
een gevoel voor humor dat stressvolle en stressvolle situaties teniet doet.

Het profiel van de functie van de manager die verantwoordelijk is voor de selectie van personeel moet met bijzondere zorg worden opgesteld, omdat deze functie een van de belangrijkste is in elke onderneming. Een persoon die voor deze functie solliciteert, moet volledig aan de vereisten voldoen, omdat op zijn schouders de verantwoordelijkheid voor de vorming van het personeel rust.

Vereisten verkoopmanager

Vaak kun je als salesmanager zo'n vacature tegenkomen. Ondanks het feit dat veel jongeren hun loopbaan beginnen met vergelijkbaar werk, worden er in dit stadium al behoorlijk hoge eisen gesteld aan sollicitanten. Een typisch profiel van een salesmanagerfunctie is als volgt:

bereidheid tot constante communicatie met een breed scala aan mensen (leveranciers, klanten, klanten, enzovoort);
vermogen om snel beslissingen te nemen na onderhandelingen met tegenpartijen;
het vermogen om een optimistische stemming in het gesprek te behouden en een sfeer van vertrouwen te creëren;
creativiteit van denken (belangrijk bij de presentatie van het product);
het vermogen om uw tijd rationeel te organiseren (aangezien het werk veel dagelijkse vergaderingen en onderhandelingen omvat);
diplomatieke toon in communicatie met aannemers en klanten;
emotioneel evenwicht, het vermogen om kalm te blijven in stressvolle situaties en snel een uitweg uit conflicten te vinden;
het vermogen om een gemeenschappelijke taal te vinden met verschillende soorten persoonlijkheden;
loyaliteit aan het verkochte product.

Het is vermeldenswaard dat een zeer bij benadering profiel van de functie wordt gegeven. Een voorbeeld kan worden uitgebreid of verkort, afhankelijk van de behoeften van een bepaalde organisatie.

Basisbenaderingen van functieprofiel

De ontwikkeling van een functieprofiel kan worden uitgevoerd volgens twee hoofdbenaderingen:

De situationele benadering houdt in dat het document in noodgevallen wordt opgesteld wanneer het dringend is om een vacante post te sluiten. Aangezien de tijd zeer beperkt is, wordt het document bij benadering opgesteld, met alleen de meest basale vereisten voor een potentiële werknemer. In de toekomst kan dit werkstuk dienen om een volledig profiel te vormen.
De methodologische aanpak impliceert gedegen werk, waardoor duidelijke kenmerken van de functie, noodzakelijke competenties, persoonlijke kwaliteiten en functionele verantwoordelijkheidsgebieden zullen worden ontwikkeld. Het zal alle uitgebreide informatie bevatten en zal daarom worden beschouwd als een werkdocument bij het zoeken en selecteren van personeel. Naarmate de organisatie hervormingen ondergaat, zal ook het profiel veranderen.

bevindingen

Het is vermeldenswaard dat voor een succesvolle selectie van personeel het belangrijk is dat het functieprofiel wordt opgesteld bij de onderneming. Het is vrij moeilijk om een voorbeeld te geven van een uniform document, aangezien dit probleem niet wettelijk is geregeld, maar ter beoordeling van de bedrijfsmanagers blijft.

Het profiel is een van de belangrijkste instrumenten die wordt gebruikt bij de selectie van kandidaten voor een bepaalde vacature. Daarnaast kan, conform dit document, periodieke certificering van personeel of verificatie op basis van de resultaten van de proefperiode worden uitgevoerd. Afhankelijk van de resultaten van het onderzoek kunnen aanwijzingen worden gegeven voor het verbeteren van het kwalificatieniveau.

Bij het samenstellen van een profiel kan één van de twee benaderingen worden gebruikt. Een situatie doet zich voor wanneer het dringend is om een vacature te sluiten. In dit geval kan de functiebeschrijving bij benadering worden gemaakt, waarbij alleen de belangrijkste kenmerken worden aangegeven. Als we het hebben over de methodologische aanpak, wordt er een grondig gedetailleerd document ontwikkeld, dat constant wordt gebruikt in de praktijk van personeelsselectie.

Het typische proces van het ontwikkelen van een functieprofiel bestaat uit het doorlopen van verschillende opeenvolgende fasen. Om te beginnen bestuderen we de kenmerken van het beroep, evenals de eisen die het stelt door regelgevende rechtshandelingen. Het is ook noodzakelijk om een groep bekwame specialisten te vormen die zullen deelnemen aan het opstellen van documenten. Het profiel wordt samengesteld rekening houdend met de organisatiestructuur van de onderneming en moet daarom ook zorgvuldig worden bestudeerd. Het belangrijkste deel van het document is een beschrijving van de taakverantwoordelijkheden van een potentiële werknemer, evenals vereisten voor competenties. Het is ook de moeite waard om aandacht te besteden aan persoonlijke kwaliteiten (gezelligheid, stressbestendigheid, enzovoort).