Voorbeeldfunctieomschrijving archivaris

De functie van archiefmedewerker wordt de archivaris genoemd. De belangrijkste taak van een specialist op dit gebied is om het werk van het archief zelf en de circulatie van documentatie daarin te organiseren. Dergelijke professionals zijn nodig overal waar een grote omzet van officiële documenten is, vooral bij organisaties die verband houden met verzekeringen, financiën en met name bij staatsbedrijven. Het belangrijkste document waarnaar de nieuwe medewerker moet verwijzen, is de functieomschrijving van de archivaris.

Algemene bepalingen

Alleen het hoofd van de onderneming kan de archivaris accepteren of ontslaan. Bovendien moet hij allereerst verwijzen naar de huidige wetgeving van het land. De instructies moeten de persoon aangeven die de directe chef is van de specialist die deze functie bekleedt.

Om als archivaris te werken, moet een persoon een initiële professionele opleiding hebben gevolgd, en dan kan hij worden aanvaard voor een functie, zelfs zonder ervaring op dit gebied. Er is een mogelijkheid dat iemand met een middelbare of algemene opleiding een baan krijgt, maar dan moet hij een speciale opleiding in deze richting volgen. Werkervaring voor deze functie is optioneel.

Wat moet weten

De functieomschrijving van de archivaris van de onderneming suggereert dat de werknemer bepaalde kennis moet hebben: hij is verplicht om de voorschriften, instructies en de volledige lijst van juridische documenten met betrekking tot de bedrijfsvoering in het archief van deze organisatie te bestuderen. Bovendien moet hij weten hoe hij documenten moet opslaan, gebruiken en ook volgens welke normen ze moeten accepteren en overhandigen. Zijn kennis zou een enkelvoudig systeem van kantoorwerk moeten omvatten. Bovendien moet hij begrijpen hoe de beschrijvingen van de opgeslagen documenten worden samengesteld, welke permanent moeten worden opgeslagen en welke slechts tijdelijk, en ook handelingen opstellen met betrekking tot hun vernietiging.

De functieomschrijving van de assistent-archivaris houdt in dat hij moet weten hoe de zaken worden gedaan, volgens welke regels ze zijn voorbereid voor toekomstig gebruik en veiligheid, hoe de administratie wordt bijgehouden en de verklaringen worden opgesteld bij de onderneming. Deze persoon moet de structuur van het bedrijf waar hij werkt begrijpen, evenals de regels voor het gebruik van apparatuur en alle technische middelen die nodig zijn om werkzaamheden in het archief uit te voeren. Bovendien is hij verplicht om alle interne regels en wetten van de organisatie te kennen, inclusief arbeidsbescherming, brandveiligheid, routines enzovoort.

Plichten

De functieomschrijving van de archivaris van een begrotingsinstelling houdt in dat hij bepaalde functies moet vervullen: het uitvoeren van werkzaamheden met betrekking tot archivering, het bewaren van de gearchiveerde documentatie, het registreren van de ontvangen documenten, het ontwikkelen van de nomenclatuur en het controleren van de juistheid van de registratie van bestanden vóór archivering. Als dat nodig is, versleutelt hij de opslageenheden, systematiseert hij de plaatsing van cases en plaatst ze in het register.

De functieomschrijving van de archivaris van een medische instelling suggereert dat hij beknopte beschrijvingen moet maken van de opgeslagen documentatie, de distributie ervan in tijdelijke en onbeperkte eenheden. Hij moet documenten bijhouden en documenten tijdig vernietigen, waarvan de houdbaarheid al is verstreken, en ook een systeem ontwikkelen waarmee het eenvoudig en snel kan zijn om het gewenste document te vinden.

Andere functies

Bovendien vereist zijn taakverantwoordelijkheid aanwezigheid tijdens het examen voor de beschikbaarheid van documenten voor de wetenschap en niet alleen. Hij moet ervoor zorgen dat de documenten intact blijven en, indien nodig, er restauratiewerkzaamheden mee uitvoeren. Deze specialist zorgt er ook voor dat de gebouwen van het archief alle noodzakelijke voorwaarden hebben voor de normale opslag van documenten.

De archivaris moet toezicht houden op de implementatie van brandbeveiligingsregels en moderne technische middelen gebruiken om met documenten te werken. Op verzoek van medewerkers en bezoekers van de organisatie is hij verplicht om kopieën of originelen van archiefdocumentatie af te geven, referenties op te stellen met gebruikmaking van de informatie die in het archief beschikbaar is, en rapporten over zijn werk op te stellen.

Rechten

De functieomschrijving van de medisch archivaris suggereert dat hij bepaalde rechten heeft. Hij kan documenten opvragen en ontvangen die betrekking hebben op zijn werk. Indien nodig kan hij samenwerken met specialisten van andere afdelingen van de onderneming of van andere organisaties, als dit hem helpt bij het oplossen van zijn competente vraagstukken. Als er een dergelijke behoefte is, kan hij de belangen van zijn bedrijf vertegenwoordigen in andere organisaties over kwesties die rechtstreeks verband houden met het werk van het archief.

Een verantwoordelijkheid

De taakomschrijving van de archivaris gaat ervan uit dat hij verantwoordelijk is voor het niet nakomen van zijn taken en werk van lage kwaliteit, voor het verstrekken van valse of vertekende informatie over de uitgevoerde taken, voor het weigeren om bevelen van de autoriteiten op te volgen.

Daarnaast is hij verantwoordelijk voor situaties waarin overtredingen, veiligheidsschendingen of andere handelingen die de normale werking van de onderneming bedreigen, zijn vastgesteld en de werknemer deze niet heeft gemeld en geen maatregelen heeft genomen om het probleem op te lossen. De archivaris is verantwoordelijk voor schending van arbeidsnormen.

Arbeidsvoorwaarden

De functieomschrijving van de archivaris suggereert dat het management van de organisatie de uren van haar werk moet bepalen in overeenstemming met de arbeidswetgeving. In het geval van productiebehoefte moet het bedrijf hem een ​​werkplek bieden, rekening houdend met alle normen en standaarden, evenals met alles wat nodig is voor de uitvoering van zakenreizen, inclusief lokale reizen. Hij heeft ook het recht om documenten te ondertekenen die binnen zijn bevoegdheid vallen.

Conclusie

Het belangrijkste document waarop de specialist die voor deze functie is geaccepteerd, moet vertrouwen, is de functieomschrijving van de archivaris. Ongeacht in welke organisatie het werkt, de rechten, verplichtingen, functies en kennis vallen praktisch samen en kunnen variëren afhankelijk van de behoeften van een bepaalde onderneming en welke taken het managementteam aan zijn werknemers toewijst.

Zulk werk vereist oplettendheid, doorzettingsvermogen, kennis van veiligheidsregels voor belangrijke documenten, kennis van het beoordelen van de waarde van bepaalde documenten, evenals het vermogen om documenten te organiseren, snel te vinden en te versleutelen. Een andere belangrijke factor is het werken met mensen, omdat het beroep van archivaris de uitgifte en ontvangst van verschillende documenten inhoudt, waarbij de juistheid van de samenstelling en authenticiteit ervan wordt gecontroleerd. Alleen een oplettende persoon, klaar om met een grote hoeveelheid informatie te werken en de belangen van het bedrijf in andere organisaties te vertegenwoordigen, zal in deze functie correct en betrouwbaar arbeidstaken kunnen uitvoeren.