Functieomschrijving van een officemanager met secretarisfuncties: kenmerken en vereisten

Zelfs met een kleine staf, waaronder alleen het hoofd van het bedrijf en zijn werknemers, is een verantwoordelijke medewerker nodig, die de organiserende kracht zou zijn die het werkproces zou kunnen sturen en controleren - dit idee bepaalt de tekst van de functiebeschrijving van de officemanager.

Een dergelijke functie vereist dat de aanvrager een reeks specifieke vaardigheden en passend onderwijs heeft, evenals het vermogen om met mensen om te gaan. Deze lijst met vereisten is echter niet beperkt tot.

Functieomschrijving

Reeds in het stadium van solliciteren kan een kandidaat zich vertrouwd maken met een normatieve handeling die zijn rechten, plichten en verantwoordelijkheidsgebied in een bedrijf regelt. Zo'n document heet functieomschrijving. Het bestaat uit vijf hoofdgedeelten:

1. Algemene bepalingen Ze bevatten alle organisatorische informatie: de naam van de onderneming, de functie en de structurele eenheid waartoe ze behoort. Het geeft ook ondergeschiktheid aan, de procedure voor het vervullen van een functie en ontslag, evenals onderwijs- en kwalificatievereisten.
2. Plichten. Deze sectie geeft de verantwoordelijkheden van de werknemer weer, evenals hoe deze te implementeren.
3. De rechten van de werknemer, dat wil zeggen alle extra functies die bijdragen aan de effectieve taakuitvoering.
4. Een verantwoordelijkheid. In overeenstemming met deze paragraaf beslist het management over de beoordeling van de kwaliteit van arbeid, promotie of boete.
5. De relatie. Deze sectie regelt alle communicatie met externe en interne eenheden die tijdens de uitoefening van zijn functies door de werknemer kan ontstaan.

Principes van het schrijven van functieomschrijvingen

De normatieve basis voor het opstellen van dergelijke documenten is de kwalificatiegids van de posten van managers, specialisten en andere werknemers (1998). Bij de ontwikkeling is veel aandacht besteed aan de beschrijving van de functie en voorwaarden voor de vervulling van zijn taken. De bijzonderheden van het werk zijn opgenomen in de titel van het document, bijvoorbeeld “Functieomschrijving van de secretaris” (officemanager of hoofdaccountant).

Als er bovendien twee posten zijn met dezelfde naam, maar met verschillende taken, dan moeten er verschillende documenten worden opgesteld waarin deze verschillen tot uiting komen. De functieomschrijvingen van de officemanager van de personeelsfunctionaris verschillen van dezelfde regelgevingshandeling voor de secretaris.

Vereisten voor Office Manager

Op de een of andere manier zal een kandidaat voor een functie mensen moeten leiden. Het kunnen maar een paar mensen zijn in een klein bedrijf of het volledige administratieve personeel in een grote onderneming. Uiteraard moet de aanvrager een zelfverzekerde pc-gebruiker zijn en met andere kantoorapparatuur (scanner, printer of fax) kunnen werken. De officemanager is vaak een vertegenwoordiger van het bedrijf, dus een verplichte toespraak en het kunnen schrijven van zakelijke brieven is een vereiste. Heel vaak eisen bedrijven dat dergelijke werknemers de basis van papierwerk en arbeidsrecht kennen. Bekwaamheid in ten minste één vreemde taal is nog steeds een wenselijke vaardigheid, maar bij het aanvragen van een grote onderneming is dit al een van de verplichte vereisten.

In sommige gevallen moet de officemanager zijn taken combineren met de functies van andere medewerkers. Dit leidt tot een toename van vereiste vaardigheden. Dus een officemanager met de functies van een accountant moet een passende opleiding hebben en speciale programma's hebben.

Hoofdverantwoordelijkheden

Een typische functieomschrijving van een officemanager met secretarisfuncties omvat de volgende items:

• het verwerken van post, zowel inkomend als uitgaand; hun herverdeling binnen het bedrijf;
• controle over de timing van de nakoming van verplichtingen uit contracten en overeenkomsten;
• uitgaande en inkomende gesprekken voeren;
• samenwerken met klanten en vertegenwoordigers van partnerbedrijven;
• het bewaken van de beschikbaarheid van het nodige briefpapier;
• kantoorapparatuur in werkende staat houden en specialisten bellen in geval van pech;
• verdeling van tijd binnen het werkschema (in sommige gevallen voor het hoofd);
• organisatie van noodzakelijke evenementen (vergaderingen, conferenties, zakenreizen, bedrijfsfeesten);
• logging van vergaderingen;
• bijwerken en aanvullen van nieuwe inhoud op de bedrijfssite.

Deze lijst bevat alleen basisvereisten. Andere items kunnen worden toegevoegd in overeenstemming met de details van de gesloten arbeidsovereenkomst. De functieomschrijving van een officemanager met de functies van een personeelsfunctionaris vereist bijvoorbeeld dat een werknemer alle boekhoudkundige documentatie tijdig bijhoudt en verstrekt of dat hij het hoofd van de personeelsdienst vervangt in geval van afwezigheid.

Aanvullende verantwoordelijkheden

Naast de hoofdfuncties bevat de functiebeschrijving van de officemanager een lijst met verschillende verantwoordelijkheden, die kunnen variëren afhankelijk van de aanwijzingen van het bedrijf. Mogelijk moet een officemanager samenwerken met de administratieve autoriteiten, dat wil zeggen toestemming verkrijgen om handel te drijven, een vestiging van een bedrijf of dochteronderneming openen, enz.

Een van de meest cruciale taken is het feitelijke beheer van de onderneming zonder de directeur. Dit is natuurlijk alleen mogelijk als de werknemer zich heeft bewezen als een verantwoordelijke en betrouwbare persoon om op te vertrouwen. Daarnaast bevat de functieomschrijving van de officemanager vaak een clausule over de noodzaak om een ​​algemene volmacht op te stellen. Zo'n document kan bijvoorbeeld nodig zijn om poststukken van groot belang te ontvangen.

Informele vereisten

Grote bedrijven laten zich vooraf vaak vertrouwd maken met de voorbeeldfunctiebeschrijving van de officemanager voor kandidaten voor deze functie, zodat ze volledig op de hoogte zijn van de lijst met eisen en verantwoordelijkheden.

Maar zelfs bij het zien van dergelijke bevoegdheden, moet de aanvrager begrijpen dat hij een van de vele werknemers van de onderneming blijft. In dit opzicht mag men niet vergeten wat er niet in de functieomschrijving staat. Een officemanager met de functies van een secretaris moet een persoon zijn die een gevoelig gevoel voor tijd heeft om deze zo nodig te kunnen verdelen.

Taken voor het organiseren van de workflow

De belangrijkste vereiste voor zijn werk is efficiëntie, dus een persoon die een dergelijke functie bekleedt, is verplicht om economisch kantoormateriaal te verbruiken om de hoeveelheid verbruikte elektriciteit te beheersen.

Voor de overige medewerkers is de officemanager bijna op gelijke voet met het hoofd verantwoordelijk. Hierdoor moet hij ervoor zorgen dat de arbeidsomstandigheden in overeenstemming zijn met de geaccepteerde sanitaire normen en veiligheidsregels. Ten slotte krijgt de officemanager bij de vervulling van zijn directe taken toegang tot gerubriceerde documenten, dus een van de vereisten is de ondertekening van een geheimhoudingsverklaring over bedrijfsgeheimen of andere informatie die de marktpositie van het bedrijf zou kunnen schaden.

Rechten van Office Manager

Door de uitvoering van een dergelijk aantal taken kan een werknemer natuurlijk bijzondere rechten uitoefenen. Ze staan ​​ook vermeld in de functieomschrijving van de officemanager. De essentie van sommigen van hen, zoals de mogelijkheid om toegang te krijgen tot vertrouwelijke informatie, vloeit rechtstreeks voort uit de noodzaak om hun taakverantwoordelijkheden te vervullen. Anderen worden geassocieerd met machtsrechten. De officemanager heeft dus het recht om van de rest van de werknemers te eisen dat zij de fouten die zij in nalatigheid hebben gemaakt in de productiedocumenten corrigeren, voor hen de omvang van de stimulans vaststellen of sancties op nalatigheid toepassen.

Vaak is de officemanager de schakel tussen medewerkers en beslissers. Zo'n functie stelt hem in staat betere arbeidsomstandigheden te bereiken en collectieve wensen te presenteren om de kwaliteit van het werk van zowel een bepaalde afdeling als de onderneming als geheel te verbeteren.

Kenmerken van de functieomschrijving van de officemanager van de verkoopafdeling

Officemanagers zijn lange tijd onmisbaar geweest in grote en niet zo grote bedrijven, dus ze hebben een aantal speciale vaardigheden nodig om zo'n vacature te vervullen. Een veelvoorkomend geval is wanneer meerdere officemanagers met speciale functies, die onder toezicht staan ​​van één, bij dezelfde onderneming werken. Hun functieomschrijvingen komen in wezen overeen, maar verschillen in een extra set functies.

Dus als de officemanager op de verkoopafdeling werkt, kan zijn functieomschrijving items bevatten zoals:

• zoeken naar nieuwe verkooppunten;
• het volgen van veranderingen in de structuur van de vraag;
• opstellen van rapportagedocumenten over perfecte verkoop;
• direct met de klant samenwerken om bestellingen en de daaropvolgende verwerking te ontvangen;
• werken aan het informeren van klanten over mogelijke veranderingen in het assortiment van goederen en het herberekenen van prijzen;
• organisatie van noodzakelijke vergaderingen;
• ondertekening van contracten voor de levering van goederen.

Verdere vereisten kunnen verband houden met de specifieke kenmerken van de door het bedrijf aangeboden goederen. Als het bedrijf wordt geassocieerd met de verkoop van onroerend goed, kunnen de taken van de officemanager het opstellen van informatieboekjes en het opstellen van specifieke documenten omvatten.

Verantwoordelijkheid van Office Manager

In het geval van niet-nakoming van zijn taken, bij het plegen van strafbare feiten, waaronder het onthullen van bedrijfsgeheimen of het uitvoeren van andere handelingen die schadelijk zijn voor het imago van de onderneming, is de officemanager verantwoordelijk in overeenstemming met de normen van het administratieve, burgerlijke en strafwetboek. Indien de organisatie materiële schade heeft geleden, wordt de straf opgelegd overeenkomstig de bepalingen van het arbeidswetboek.