Video: Organisatiestructuren | Bedrijfseconomie 2024, Juli-
Grote organisatie - grote klusjes. Het hoofd van het bedrijf komt niet overal op tijd, ook niet met hulp van afgevaardigden. Om de dag correct te plannen, niets te vergeten, het werk te verdelen en te controleren, heeft de manager een assistent nodig. Wat doet een medewerker in deze functie, wat moet hij kunnen en weten?
Assistent-manager: zijn rol in de organisatie
Volgens de logica van de classificatie van beroepen, goedgekeurd op staatsniveau, behoort de assistent van de leider tot de categorie managers, omdat hij toezicht houdt op bijna alle kwesties met betrekking tot de competentie van de eerste persoon.
Tegelijkertijd interpreteren sommige organisaties de positie van een assistent-manager als beheerder, manager of secretaris: de eerste twee functies hebben betrekking op organisatorische en administratieve functies, de derde - presentatie- en ondersteunende functies. De classificator van beroepen classificeert dit soort werk in verschillende categorieën - specialisten, technische medewerkers, maar alleen een assistent wordt gerangschikt als leider.
Hoe de arbeidsvoorwaarden definiëren?
Bij het inhuren van een assistent-manager of secretaris dient de organisatie de status, rechten en verantwoordelijkheden van deze medewerker te bepalen, omdat de eisen voor het opleidingsniveau, kwalificaties en ervaring van de kandidaat hiervan afhangen.
- Het is voldoende voor de receptioniste om een volledige middelbare opleiding te volgen, en de etiquette en technieken voor het werken met de kantoorapparatuur van de aanvrager worden direct op de werkplek onderwezen.
- De beheerder moet minimaal een bachelordiploma hebben, organisatorische vaardigheden en een energiek karakter hebben en ook enige werkervaring hebben, afhankelijk van de bedrijfsvereisten.
- Een manager, als vertegenwoordiger van professionals, vereist een opleiding van niet minder dan een volledig hoger onderwijs, werkervaring is optioneel, maar het bedrijf bepaalt deze standaard naar eigen goeddunken.
- Assistent manager. Deze functie impliceert dezelfde kwalificatievereisten als voor het hoofd: voltooit hoger onderwijs, werkervaring in de specialiteit gedurende minimaal 2 jaar. Waarschijnlijk vereist het speciale persoonlijke kenmerken van de aanvrager en mogelijk een voortgezette opleiding.
Waar is de functieomschrijving voor?
De assistent-manager is als ambtenaar verplicht te handelen in het kader van zijn functionele rechten en de voorgeschreven functies volledig uit te oefenen. Maar zelfs niet als leider, moet een werknemer zijn arbeidsplichten te goeder trouw en op tijd vervullen.
De vacature bevat geen gedetailleerde beschrijving van deze competenties, en zelfs in het geval van een contract is de lijst met functies niet altijd volledig. Om discrepanties te voorkomen bij het bepalen van de taakomschrijving van een werknemer, moet de functiebeschrijving van de assistent van het hoofd van de organisatie gedetailleerde taken, de rechten die hij heeft, evenals een mate van verantwoordelijkheid voor schending van de arbeidsovereenkomst, interne arbeidsreglementen, schade aan de werkgever, enz. Bevatten.
Persoonlijke assistent-manager
De functieomschrijving van de assistent is gemodelleerd naar vergelijkbare instructies voor een manager of zijn plaatsvervanger, met uitzondering van enkele van de prioritaire functies van strategische planning en management. Waarschijnlijk zal de assistent ook niet de instructie krijgen om werknemers te accepteren en te ontslaan, het recht om over de financiële middelen van de onderneming te beschikken, de afgifte van volmachten en andere competenties die persoonlijk aan het hoofd toebehoren.
De wet staat u echter toe om alle functies te delegeren aan een vertrouwde werknemer, op voorwaarde dat hij over voldoende kwalificaties, kennis, ervaring en autoriteit beschikt om dergelijke problemen op te lossen. Het is alleen belangrijk om de referenties van de werknemer correct te formaliseren - op bevel of volmacht.
Tegelijkertijd moet de functieomschrijving van de assistent van het hoofd van de onderneming het werk weerspiegelen dat hij daadwerkelijk heeft uitgevoerd.
Typische secties
De structuur van de functiebeschrijving is vastgelegd in de kwalificatiegids van de staat en bevat alle basisvereisten voor de werknemer en de nuances van de functie, evenals de plaats ervan in de organisatiestructuur van de organisatie.
De functieomschrijving "Assistent-manager" moet, zoals elke andere, de volgende onderdelen bevatten:
- Algemene voorwaarden. Het geeft de procedure aan voor toelating en ontslag, ondergeschiktheid, de procedure voor vervanging van een werknemer.
- Arbeidsfuncties. Een van de belangrijkste secties die in detail moet worden weergegeven.
- Rechten toegekend aan de werknemer.
- Aansprakelijkheidsbeperkingen voor overtredingen.
- Kwalificatie, beroepservaring, opleidingsniveau.
- Wat een medewerker moet weten in een bepaalde functie.
- De relatie tussen hem en andere delen van de organisatie.
De aangegeven secties kunnen niet worden bijgesneden, maar het is toegestaan ze uit te breiden en de nodige punten toe te voegen.
Functieomschrijving Assistent-manager: voorbeeld
Goedgekeurd door:
Directeur (naam organisatie)
handtekening
(VOOR-EN ACHTERNAAM.)
datum van goedkeuring
Functieomschrijving "Assistent-manager"
1. Basisvoorwaarden
1.1. Professionele categorie "Leiders".
1.2. Geaccepteerd en ontslagen van werk in opdracht van de directeur.
1.3. Indiening: rechtstreeks bij de directeur.
2. Functies
Assistent manager:
2.1. Coördineert het werk van afdelingen, secties en andere afdelingen van de onderneming in overeenstemming met de instructies, besluiten en orders van de directeur.
2.2. Houdt deadlines bij voor de uitvoering van controlebestellingen van de directeur van structurele eenheden.
2.3. Stelt het werkplan van een directeur op voor de volgende werkdag en legt dit tijdig voor aan het hoofd.
2.4. Organiseert en controleert het kantoorwerk bij de onderneming, controleert of het voldoet aan de vereisten van de wet.
2.5. Biedt boekhouding en registratie van alle volmachten van de directeur.
2.6. Om bedienden te beheren en controle te hebben over de resultaten van hun activiteiten.
Als aanvulling op de behoeften van een bepaalde organisatie en het profiel van de functie.
3. Bevoegdheden
De assistent-manager heeft het recht:
3.1. Wees vertrouwd met de beslissingen die op de onderneming worden genomen.
3.2. Neem deel aan vergaderingen van het beheerapparaat.
Als aanvulling op de behoeften van een bepaalde organisatie en het profiel van de functie.
4. Verantwoordelijkheid
De assistent-manager is verantwoordelijk voor:
4.1. Voor niet-nakoming of onjuiste nakoming van hun taken bepaald in deze instructie, bevelen en richtlijnen van de directeur, de huidige wetgeving die de activiteiten van de onderneming regelt.
4.2. Voor onvoldoende controle over de activiteiten van ondergeschikte werknemers.
4.3. Voor de openbaarmaking van informatie met beperkte toegang.
Als aanvulling op de behoeften van een bepaalde organisatie en het profiel van de functie.
5. Kwalificatie
De assistent-manager moet een volledige opleiding in het hoger onderwijs hebben, met een werkervaring van ten minste 2 jaar.
6. Moet weten
De huidige wetgeving, het Handvest, de CAO (er wordt gespecificeerd welke handelingen en normen de werknemer moet kennen).
7. Interactie
Er wordt aangegeven met wie en op welke punten de assistent-manager samenwerkt.
Akkoord:
hoofd personeelszaken
Handtekening
(VOOR-EN ACHTERNAAM.)
Rechtsbijstand
Handtekening
(VOOR-EN ACHTERNAAM.)
Bekend:
handtekening
(VOOR-EN ACHTERNAAM.)
Specifieke competenties van de assistent-projectmanager
Aangenomen wordt dat projectmanagement een tijdelijke functie is, en de assistent neemt bepaalde verplichtingen op zich tot de afronding van het project. De functionele verantwoordelijkheden zijn afhankelijk van de specifieke kenmerken en thema's van het project, evenals van de behoeften van een bepaalde organisatie.
De functieomschrijving van de assistent-projectmanager voor functies zal meer gespecialiseerd zijn, maar met administratieve en organisatorische kleuren. Typische verantwoordelijkheden voor deze functie zijn te vinden in het kwalificatiehandboek en verfijnen ze vervolgens naar de situatie.
Zijn de verantwoordelijkheden van een assistent-manager bij algemene kwesties anders?
De verantwoordelijkheden van de adjunct-directeur-generaal en de adjunct-directeur Algemene Zaken zullen verschillen. Uiteraard zullen in het tweede geval de bevoegdheden scherper blijken te zijn, aangezien het hoofd algemene zaken niet verantwoordelijk is voor alle activiteiten van de organisatie, maar alleen voor een aparte sector.
De functieomschrijving van de assistent-manager over algemene kwesties wordt samengesteld op basis van de functies van de "geassisteerde" baas. Dienovereenkomstig zal de basis de sfeer van haar verantwoordelijkheid en functies zijn.
De functieomschrijving "Assistent Manager" is in dit geval geschikt als basis, u kunt hierop voortbouwen bij het ontwikkelen van nieuwe documenten voor gerelateerde functies.
