Officemanager - wie is het? De taken van de officemanager

"Plankton", "managers" - al deze onpartijdige definities hebben betrekking op het werk van kantoorpersoneel. Maar is zo'n baan zo nutteloos? Officemanager - wie is het? Wat zijn zijn verantwoordelijkheden?

Officemanager - wie is het?

Het beroep van officemanager wordt vaak verward met het beroep van secretaris. Maar er is nog steeds een verschil tussen deze specialiteiten. Dus, officemanager - wie is het?

De manager van dit gebied is een officemanager of beheerder. Het regelt het kantoorwerk en is een belangrijke informatieve schakel tussen werknemers en leidinggevenden, klanten en werknemers, enz.

Hoe actiever de activiteit van een organisatie, hoe meer problemen zij heeft met dagelijkse kleine organisatorische zaken en documentatie. Hun implementatie en zorgt voor een office manager.

Hij zorgt ervoor dat alle huidige documenten, evenals bestellingen van zijn superieuren, naar behoren worden uitgevoerd. Tegelijkertijd moeten uitvoerende opdrachten op tijd aan de werknemers van het bedrijf worden meegedeeld, moet rekening worden gehouden met alle klachten van bezoekers en moeten de voorstellen van werknemers aan de autoriteiten worden meegedeeld.

Kantoorwerk en communicatie binnen het bedrijf vallen dus gedeeltelijk op de schouders van officemanagers.

Werkplek en salaris

Een officemanager is nodig in elk bedrijf met een kantoor, een manager en op zijn minst een paar werknemers. In kleine organisaties is de lijst met verantwoordelijkheden van zo'n specialist veel kleiner dan bijvoorbeeld in een groot bedrijf. In een groot bedrijf kunnen er meerdere office managers zijn, en elk wordt toegewezen aan zijn eigen afdeling.

Het blijkt dat de vraag naar dergelijke specialisten vrij hoog is en mogelijk zal blijven groeien. Maar er zijn praktisch geen carrièremogelijkheden. Zeker als iemand, naast office management, geen beroep meer heeft.

Omdat de taken niet te ingewikkeld zijn, is de concurrentie voor één baan, althans in Rusland, vrij hoog - 6 mensen voor een vacature. Tegelijkertijd is het salaris laag naar kapitaalnormen - 27 duizend roebel.

In de culturele hoofdstad - St. Petersburg - is het salaris van dergelijke arbeiders met ongeveer 5-7 duizend lager en is de concurrentie vele malen hoger. Hoe verder naar de periferie van het land, hoe lager het salaris en hoe meer kandidaten voor de functie.

Noodzakelijke persoonlijke kwaliteiten

De bestellingen die door de officemanager worden ontvangen, moeten in de regel met spoed en snel worden uitgevoerd. Daarom is de aanvrager in de eerste plaats ijver, snelheid en stiptheid vereist. Een goed geheugen en concentratie zijn ook belangrijk.

De persoon die deze functie bekleedt, moet vriendelijk en sociaal zijn, omdat hij in sommige situaties als vertegenwoordiger van het bedrijf voor klanten optreedt.

De officemanager moet een competente en logisch gestructureerde toespraak hebben, evenals een meester in bedrijfsethiek, omdat hij vaak betrokken is bij het organiseren van zakelijke onderhandelingen en zakelijke bijeenkomsten.

Nuttige kennis, zoals het telefoonnummer van een goede elektricien of een lunchbezorgservice, kan ook geen kwaad. In veel bedrijven wordt de bestelling op kantoor, evenals de verzadiging van de werknemers, ook gecontroleerd door de manager.

Essentiële vaardigheden van Office Manager

1. De eerste vereiste voor zo'n medewerker is een goede kennis van de pc en het internet. Als de aanvrager naast Word en Excel eigenaar is van Photoshop of de Office Picker Manager, is dit een andere reden om hem in te huren en niet iemand anders.
2. Hoge printsnelheid. De mogelijkheid om snel teksten te typen is een van de belangrijkste voor een officemanager.
3. Vaardigheden in administratief beheer verkregen in eerdere banen zijn vereist als een persoon een baan krijgt bij een groot bedrijf.
4. Papierwerkvaardigheden. Documentatie is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van dit type specialisten, dus basiskennis is onontbeerlijk.
5. Zelfverzekerd gebruik van kantoorapparatuur. Faxen, printers, scanners - dit moet allemaal onder de bevoegdheid van de officemanager vallen.
6. Vaardigheden van bekwame en diplomatieke communicatie. De officemanager moet niet alleen vakkundig communiceren, hij moet eventueel conflictsituaties kunnen oplossen.
7. Beheersing van een vreemde taal. Bij grote internationale bedrijven moet de officemanager minimaal vloeiend Engels spreken.

Algemene bepalingen van de functieomschrijving

De functie van de officemanager wordt goedgekeurd door de CEO van het bedrijf. In verschillende bedrijven kan het in sommige opzichten verschillen, maar in het algemeen veranderen de belangrijkste bepalingen niet. Het is noodzakelijk om vertrouwd te raken met de werkinstructie voordat u de arbeidsovereenkomst ondertekent, om later niet te klagen dat het vervullen van bepaalde taken geen deel uitmaakte van uw plannen.

Algemene bepalingen kunnen aangeven:

• wie is verantwoordelijk voor het inhuren van de officemanager;
• wie heeft het recht om hem van zijn post te ontheffen;
• aan wie de werknemer rapporteert;
• wie rapporteert aan de officemanager;
• die bij afwezigheid de functie van officemanager vervult, etc.

Gewoonlijk rapporteren officemanagers aan de CEO. De beheerders van het kantoor melden koeriers, chauffeurs, schoonmakers, etc.

Ook in de algemene bepalingen kan worden gespecificeerd welke werknemer met welk kwalificatieniveau voor de beschreven functie kan worden geaccepteerd.

Directe taken

In de volgende paragraaf van de instructies worden de taken van een officemanager uiteengezet.

Voor cv's voor vacatures schrijven sollicitanten vaak in een aparte kolom welke verantwoordelijkheden ze bij een eerdere kantoorbaan hebben vervuld. Zo krijgt de werkgever meer informatie over de vaardigheden van de sollicitant.

Welke items kunnen de directe verantwoordelijkheden zijn van een officemanager?

1. Toezicht houden op telefoongesprekken. De werknemer moet inkomende oproepen naar beste vermogen beantwoorden, vragen van tegenstanders beantwoorden en zijn leidinggevenden ook informeren over de informatie die zij hebben gevraagd te verzenden.
2. Beheer van documentatie. Opslag en boekhouding van documenten, controle van correspondentie, uitvoering van bestellingen, enz. - Dit zijn de directe verantwoordelijkheden van de officemanager.
3. Reproductie van documenten. Op speciale instructies van de baas voert de werknemer het kopiëren en dupliceren van werk uit.
4. Brieven, verzoeken maken - d.w.z. Correspondentie met partners, klanten of leveranciers op verzoek van de directe leidinggevende.

De taken van een officemanager kunnen ten minste zes andere soorten werkzaamheden omvatten. Maar in elk bedrijf wordt de belasting van specialisten in deze categorie individueel bepaald.

Rechten van Office Manager

Elke instructie van een officemanager omvat niet alleen taken, maar ook rechten.

1. Om volledige informatie te verstrekken. Om bepaalde taken uit te voeren, heeft de officemanager het recht om de verstrekking van die hoeveelheid informatie, inclusief vertrouwelijk, die hij nodig heeft, te eisen.
2. Goede rationalisatievoorstellen. Als voor de organisatie van kantoorwerk innovaties of aanvullende opdrachten van de algemeen directeur nodig zijn, heeft de manager het recht om aan te bieden deze te introduceren.
3. Vereisen goede arbeidsomstandigheden. Als de officiële taken niet kunnen worden uitgevoerd vanwege het ontbreken van noodzakelijke voorwaarden, kan de officemanager verlangen dat ze worden gecreëerd.
4. Handel binnen de competentie. Na bestudering van de functiebeschrijving heeft de werknemer het recht om beslissingen te nemen en bevelen te geven, maar alleen binnen het kader van zijn competentie.

Dit is een ruwe gids voor de rechten die een officemanager heeft. Ze kunnen worden aangevuld of verlaagd, afhankelijk van de specifieke kenmerken van de instelling.

Een verantwoordelijkheid

Officemanager is een vak dat ook enige verantwoordelijkheid met zich meebrengt. De reikwijdte en straf voor overtreding van de regels wordt door elke werkgever afzonderlijk bepaald. De meest voorkomende punten waarop in functieomschrijvingen de verantwoordelijkheid wordt gedragen, zien er ongeveer zo uit.

1. Voor een nalatige houding ten opzichte van hun taken. Het niet tijdig uitvoeren van bestellingen en elke andere nalatigheid is de schuld van de werknemer en moet worden beantwoord.
2. Voor de openbaarmaking van vertrouwelijke informatie. In arbeidsovereenkomsten en functiebeschrijvingen moet u de clausules over de vertrouwelijkheid van informatie zorgvuldig lezen. Voor haar onthulling kun je meestal je baan verliezen.
3. Bij overtreding van de bevoegdheid. Acties buiten de competentie van de werknemer zijn niet toegestaan.
4. Voor overtreding van het werkschema, etc. Overtreding van het werkschema, brandveiligheidsregels of veiligheidsmaatregelen is ook de verantwoordelijkheid van de werknemer.

Voors en tegens van het beroep

Dit beroep heeft, zoals vele andere, een aantal voor- en nadelen. Wat zijn dus de voordelen van werken aan de officemanager?

De reacties van werknemers die aan dit front werken, hebben in de eerste plaats betrekking op de grote vraag naar dit beroep: na enige ervaring op dit gebied te hebben opgedaan, is het niet moeilijk om een ​​beter betaalde plaats te vinden. De administratieve vaardigheden die tijdens het werk worden opgedaan, zijn relevant in het dagelijks leven. Daarnaast kun je door te werken als officemanager je communicatieve vaardigheden ontwikkelen.

Een van de minpunten is de verhoogde psychologische belasting die werknemers ervaren, omdat je in één werkdag veel verschillende problemen moet oplossen. Bovendien laden managers, naast directe taken, vaak kantoormanagers met persoonlijke verzoeken en aanvullende instructies.

Waar het beroep studeren?

De officemanager wie dit is, blijkt uit het bovenstaande. Maar waar kan men dit beroep leren?

Er is geen speciale faculteit die officemanagers op een universiteit zou voorbereiden. Maar vaak wil de manager dat iemand met een hogere opleiding deze functie bekleedt. Wat voor soort opleiding dit zal zijn, is niet altijd belangrijk - het belangrijkste is dat de aanvrager afgestudeerd is aan de universiteit. In provinciale steden kan deze positie zelfs na 9 klassen onderwijs worden ingenomen. Elk bedrijf bepaalt individueel welke officemanager het nodig heeft.

Bovenal zal de werkgever geïnteresseerd zijn in andere kenmerken van de kandidaat:

• of hij eerder op dit gebied heeft gewerkt;
• Hoe goed thuis in de computer;
• Weet papierwerk;
• Spreekt hij talen, enz.

Je kunt de communicatieve vaardigheden van een persoon niet negeren. Als alles volgens deze indicatoren in orde is, neemt de kans op een baan toe.