Video: Wat doet Martijn? Studiekeuze vs beroep 2024, Juli-
Documentenstroom is een belangrijk onderdeel van de activiteit en een essentieel onderdeel van het management van elke instelling, organisatie, onderneming. Handelspapieren moeten goed zijn samengesteld, systematisch zijn opgeslagen en optimaal zijn verplaatst. Met de ontwikkeling van de economie nemen de informatiestromen en het aantal documenten op alle gebieden van de menselijke activiteit toe. Daarom groeit de vraag naar een vrij nieuw beroep tegenwoordig - een documentmanager.
Wie is een documentmanager
Een documentspecialist is een specialist die zich bezighoudt met registratie en boekhouding van documentatie. Verwante beroepen zijn secretaris, archivaris, bediende.
Administratieve documenten van het management moeten naar behoren worden opgesteld in overeenstemming met de normen en onder de aandacht worden gebracht van de werknemers, en precies degenen voor wie de bestellingen waren bedoeld. Documenten zijn vaak verouderd en niet meer in omloop. In dat geval moeten ze worden gesorteerd in overeenstemming met de wetgevingsbesluiten inzake archivering en in het archief worden geplaatst. Dit alles wordt gedaan door een documentmanager.
De taakverantwoordelijkheden van een documentspecialist lijken misschien saai. Maar dit is slechts op het eerste gezicht. Door de handen van een documentmanager, vooral als hij de enige is die verantwoordelijk is voor documentbeheer bij de onderneming, gaan alle informatiestromen door, kan hij het werk van alle afdelingen volgen en de werkingsmechanismen en ontwikkeling van het bedrijf begrijpen.
In grote organisaties zijn de verantwoordelijkheden van specialisten bij het werken met documenten meestal verdeeld: ontwerp, registratie, invoeren van een elektronische database, uitvoeringcontrole, opslag worden uitgevoerd door verschillende mensen en zelfs hele afdelingen.
Wat een documentmanager moet weten
Om correct documenten op te stellen waarin informatie beknopt, duidelijk en duidelijk wordt gepresenteerd, moet een specialist het doel en de vormen kennen van het samenstellen van alle soorten documenten. Om te weten hoe een juridisch bindend document eruit ziet, moet het de grondbeginselen van de wet bezitten.
Aangezien tegenwoordig de meeste documenten op elektronische media zijn opgeslagen en er een computeruitwisseling van informatie nodig is, moet de documentbeheerspecialist de software begrijpen. Hij moet elektronische databases maken en kunnen communiceren met personeel dat geautomatiseerde systemen bedient voor het maken, opslaan en verzenden van documenten.
Om documenten in het archief op te slaan, moet een specialist bepaalde regels en specificaties kennen. Doel van documenten en hun vertrouwelijkheid, voorwaarden, bewaarcondities - volgens deze criteria moet u de documenten in het archief sorteren en vervolgens een effectief zoeksysteem creëren.
Documentatie verantwoordelijkheden
De taakverantwoordelijkheden van een documentmanager in een instelling omvatten
- compilatie, boekhouding, opslag en controle van documenten;
- systematisering van de workflow en zorgen voor de verplaatsing van documenten;
- Organisatie van optimale documentstroom binnen de organisatie;
- opslagorganisatie en ontwikkeling van documentatieclassificatoren;
- sorteren, waardeonderzoek en overbrengen naar het archief van documenten met verlopen geldigheid;
- stroomlijning van inkomende documentatie;
- ontwikkeling van standaardformulieren en documentbladen;
- creatie van document bases met de creatie van registratienummers en indices en elektronische opslagadressen;
- voorbereiding van de benodigde materialen voor vergaderingen, onderhandelingen en vergaderingen.
De leidende documentmanager voert de officiële taken uit, in feite hetzelfde, maar met een groter deel van de verantwoordelijkheid, en geeft taken aan lager geplaatste werknemers.
Taakverantwoordelijkheden van een documentmanager in een onderwijsinstelling
Een documentmanager bij een onderwijsinstelling moet onder andere de wet van de Russische Federatie "Over onderwijs" kennen. Aangezien kleuterscholen en scholen een beperkte staf hebben, combineert de documentmanager de taken van zowel de secretaris, de griffier als de personeelsmedewerker, en laat zich leiden door de methodologische aanbevelingen voor het werken met documenten in algemene onderwijsinstellingen (brief van het Ministerie van Onderwijs van de Russische Federatie van 02.12.2000 nr. 03-51) / 64).
De taken van een documentmanager op een kleuterschool omvatten onder meer het opstellen van arbeidsovereenkomsten met medewerkers en het uitvoeren van persoonsdossiers en het bijhouden van een kinderboek. Hij werkt ook met een militaire registratiebalie en houdt passende documentatie bij als er militair aansprakelijk medewerkers in de instelling zijn.
De documentbeheerder vult de officiële taken van de school aan door administratieve documenten op te stellen over de verplaatsing van het contingent en persoonlijke dossiers in te vullen, een alfabetisch boek van studenten bij te houden en rekening te houden met de uren van schoolwerk van schoolmedewerkers, en de overdracht van persoonlijke bestanden van studenten naar het archief te verwerken en te verwerken.
Instellingen voor hoger onderwijs voeren niet alleen educatieve activiteiten uit, maar ook wetenschappelijke.
De taken van een documentmanager bij een universiteit zorgen ervoor dat een specialist in het algemeen het profiel van een bepaalde faculteit begrijpt, omdat hij documenten moet voorbereiden voor vergaderingen en vergaderingen en namens de decaan hun notulen en telefoongesprekken moet bijhouden.
Persoonlijke kwaliteiten van een document management specialist
Aandacht is de belangrijkste eigenschap van een specialist in het werken met documenten. Nauwkeurigheid, zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid vormen een aanvulling op de lijst met persoonlijke kwaliteiten die nodig zijn voor het werken met handelspapieren. Fouten in gegevens, overtreding van de wet, verlies van documenten kunnen de onderneming veel kosten bij het afsluiten van een contract of personeelsaudit.
De hoeveelheden informatie waarmee een documentbeheerder werkt, hebben een goed geheugen nodig.
Om op elk gebied te werken, heeft hij doorzettingsvermogen en geletterdheid nodig bij het werken met papieren, en op het gebied van personeelsmanagement - en organisatorische vaardigheden, creativiteit en communicatieve vaardigheden.
Het stellen van de juiste doelen en het werken met de structuur van het bedrijf, de zogenaamde ondernemerskwaliteiten, zijn nodig voor de documentmanager om de optimale workflow en classifier te organiseren.
Vaak werkt de documentmanager bij kleine bedrijven alleen. Zelforganisatie, discipline en zelfbeheersing helpen bij het organiseren van effectief werk.
Documentatie-eisen
Een solide regelgevingskader voor documentbeheer vereist training. Daarom is bij aanwerving een diploma van een instelling voor hoger onderwijs of een instelling voor secundair speciaal onderwijs in de specialiteiten "Documentatie", "Ondersteuning van documentatie van een onderneming" vereist. Er zijn ook verwante specialiteiten: "Documentatieondersteuning in jurisprudentie" of "Informatieondersteuning van een onderneming".
Wetgevende en statuten, administratieve, normatieve en leidende documenten van hogere instanties met betrekking tot workflow zijn algemene vereisten voor documenten die een documentbeheerder moet kennen. Taakverantwoordelijkheden vereisen kennis, of in ieder geval hun basis, over de methoden van analyse, onderzoek, ontwerp, implementatie en ontwikkeling van documentatiesystemen, over het ontwerp en de werking van geautomatiseerde controlesystemen; organisatie van archivering en basisprogrammering.
Voor- en nadelen van het beroep van documentmanager
Het beroep van documentmanager is universeel. Een diploma en kennis van de specialiteit stellen de afgestudeerde in staat om in elke organisatie te werken, omdat de workflow overal is. Dit is het grootste voordeel van het beroep.
Het tweede voordeel kan worden beschouwd als de mogelijkheid om te werken als beheerder, archivaris, bediende, assistent-secretaris, officemanager, assistent-manager en niet alleen als documentmanager.
Het derde pluspunt is dat, ondanks het schijnbaar routinematige werk, de documentmanager centraal staat in de informatiestromen in de organisatie en bijna al zijn geheimen bezit. Soms is hij, naast het senior management, de enige eigenaar van deze geheimen.
Door werkervaring en ondernemersgeest kan de documentmanager desgewenst zijn eigen bedrijf organiseren voor informatiediensten.
Voordelen van het beroep zijn onder meer het werken op kantoor in goede omstandigheden, ongeacht het profiel van de onderneming en een strikt werkschema.
De nadelen van het documentairevak zijn uniformiteit en vooral een grote verantwoordelijkheid.
Waar kan een documentmanager werken?
Omdat documentmanagers die een opleiding hebben genoten in hun profiel kunnen werken met alle soorten documenten (boekhouding, personeel, wetenschappelijk en technisch), kunnen ze bij verschillende organisaties in trek zijn:
- bij de autoriteiten, zowel lokaal als staat;
- in departementale bestuursorganen;
- in de archief- en documentaire diensten van techniek en ontwerp, onderzoeksinstellingen, in de gezondheidszorg, archief, bibliotheek en museum, wetshandhavingsstructuren;
- in administratieve diensten en afdelingen van commerciële structuren: papierwerk, kantoorbeheer, personeelsbeheer;
- in het ontwikkelen van informatiesystemen, documentatieadvies, audits voor informatiebeveiliging.
De carrièregroei van een documentmanager hangt af van de werkplek. In grote structuren kan hij opklimmen naar de manager van zaken, in kleine - naar de assistent-manager. Het hoogtepunt van een carrière in documentbeheer kan worden beschouwd als het opstellen van documenten voor de regering en de president van de Russische Federatie.
