Beroep secretaris. De referent is

Veel meisjes dromen ervan om een ​​carrière te beginnen met de functie van secretaris-referent. Dit is een volkomen normaal en redelijk verlangen. Alleen niet iedereen denkt na over wat hiervoor nodig is (behalve een aantrekkelijk uiterlijk). Maar het zou het waard zijn. De referent is immers niet alleen een 'mooi gezicht' naast de leider. Het is eerder een 'gids' over alle kwesties: een betweterige en slimme meid die een uitweg uit elke situatie vindt. Laten we dat van dichterbij bekijken.

Wat je moet kunnen doen

In elke organisatie is er een instructie van de secretaris-referent. Het bevat een lijst (soms gedetailleerd, soms niet erg) van officiële taken. Deze omvatten vaardigheden. Iemand die het geluk heeft zo'n baan te krijgen, moet in staat zijn om met klanten te communiceren, te onderhandelen (persoonlijk en telefonisch), materiaal te selecteren en te organiseren, abstracts voor te bereiden en meer. Dat wil zeggen, het is duidelijk dat deze persoon veel vaardigheden moet hebben. De details zijn afhankelijk van de richting van het bedrijf. Zo is er bijvoorbeeld een juridisch adviseur nodig om de juridische fijne kneepjes te begrijpen. Het komt voor dat deze functie wordt geassocieerd met het vermogen om organisatorische problemen op te lossen. Met andere woorden, de referent is de 'rechterhand' van de leider. Hij zit altijd in de coulissen, hij moet alles weten wat de baas nodig heeft voor zijn werk.

Enkele "speciale" beroepsvragen

Hier is het een beetje verduidelijking waard van wat er gewoonlijk 'achter de schermen verborgen' is. Omdat de referent precies de persoon is die het vaakst met de baas communiceert, moet hij een aantal diplomatieke vaardigheden hebben. Waarom? Het is simpel: de leider (vooral een groot team) heeft geen tijd om met alle nuances van de relatie om te gaan. Meestal is hij een man met werk. Wanneer iemand jarig is, gaat bevallen, kinderen heeft, interesseert dit hem alleen in verband met werkmomenten. Al deze "kleine dingen" vallen op de schouders van de assistent-secretaris. Hij is verplicht om de baas te vertellen wanneer de vakantie moet zijn om de spanning in het team te melden (als het zijn aandacht waard is). Het blijkt dus dat eerst de assistent-secretaris het zelf moet uitzoeken, het teveel eruit moet halen en dan de manager moet 'laden'. Dit werk is niet eenvoudig! Maar dit kwam van het gebied van informele taken.

Hoofdfuncties

Bijna alle kantoorwerkzaamheden vallen onder het aandeel van de assistent-secretaris in kleine bedrijven. Een groot deel ervan. Dat wil zeggen dat u moet leren brieven te schrijven, de ontvangst en verzending, registratie, distributie (indien van toepassing) correct te regelen, enzovoort. Het is duidelijk dat men niet kan zonder perfecte kennis van de Russische taal. Foutletters zijn het verwende gezicht van het bedrijf. Soms is het vereist dat een persoon met kennis van vreemde talen in deze functie werkt. Verder is de referent de persoon die de medewerkers van het bedrijf (of haar afdelingen) met elkaar verbindt. Zijn functies omvatten de correcte verdeling van informatiestromen tussen structurele eenheden die aan één groot ding werken. De referent is een vrij ingewikkeld beroep, omdat men rekening moet houden met veel details en feiten. Dit alles is nodig om de leider zich op zijn gemak te laten voelen, niet om afgeleid te worden door kleinigheden van de hoofdlijn.

Persoonlijke kwaliteiten

Omdat het werk van de referent gebaseerd is op communicatie, selecteren ze een communicatieve, niet-conflicterende persoon voor de functie. In elk bedrijf is dit een "belangrijke" post. De persoon die hem bezet heeft een grote invloed op zowel de leider als de collega's. Daarom is fatsoen eenvoudig vereist. Ook moet de assistent-secretaris punctueel, slim en zelfs creatief zijn. Men moet een aanvaardbare uitweg uit elke situatie kunnen vinden. De recensent denkt eerst aan het 'gezicht' van zijn werkgever en vervolgens aan zichzelf. Het verantwoordelijkheidsniveau is niet alleen hoog, maar mondiaal. Niet iedereen kan zo'n belasting aan. Daarom moet u goed nadenken voordat u op een dergelijke functie solliciteert. De assistent-secretaris op de werkvloer moet zijn belangen op de achtergrond kunnen plaatsen. Op de eerste - alles wat nodig is om de baas te laten werken. Dat is trouwens de reden waarom meisjes meestal deze functie bekleden, omdat de zorg voor de buurvrouw bij vrouwen in het bloed zit.

Vertrouwelijke informatie

Het is duidelijk dat met zo'n nauwe communicatie veel feiten die niet openbaar mogen worden gemaakt, bekend zullen zijn bij de referent. Dit zijn niet alleen beroepsgeheimen en handelsgeheimen. Vaak is de secretaris, als goede vriend, vertrouwde en persoonlijke informatie. Is het vermeldenswaard dat de referent verplicht is om vertrouwelijke informatie op te kunnen slaan. Dit is een van zijn belangrijkste professionele vaardigheden.

Welk onderwijs is nodig

Het hoofd probeert een referent te kiezen op basis van de richting van de activiteit. Dat wil zeggen dat de aanvrager een diploma moet hebben dat overeenkomt met het werk van de onderneming. Daarnaast worden vaak mensen met een juridische opleiding geselecteerd voor deze functie. Dit is handig als u vaak deals moet sluiten, andere documenten moet opstellen. Een van de eenvoudigste vereisten: vloeiend in alle computerprogramma's (kantoor), de mogelijkheid om te printen (snel en vakkundig). Aangezien de referent in feite een adviseur is, moet u de vaardigheden hebben om informatie te vinden, zowel op internet als offline. Een slimme persoon met een snelle reactie wordt vaker naar een dergelijke positie gebracht dan de houder van het "juiste" diploma, die niet weet hoe hij de situatie snel moet beheersen.

Werkplaats

Zo'n functie als secretaris-referent is nu in bijna elk kantoor. Vaak wordt het alleen zo genoemd en vervult een persoon verschillende functies. Het hangt allemaal af van de grootte van het bedrijf, taken, aantal werknemers. In sommige bedrijven vervult de secretaris ook de functie van accountant, in andere - een advocaat enzovoort. Dit is een geweldige start voor iemand die op zoek is naar carrièregroei. Gedurende een korte periode kunt u vele vaardigheden beheersen, verschillende beroepen beheersen, het belangrijkste is om het werk van het bedrijf te begrijpen, alles met uw eigen handen te 'aanraken'. Maar je moet heel snel "draaien". Omdat veel informatie in de hogesnelheidsmodus moet worden verwerkt. Maar als alles lukt, dan is de opgedane kennis voldoende om een ​​onafhankelijke klim naar die lijnen te starten die je voor jezelf definieert. Maar dit is helemaal niet nodig. Omdat het beroep van referent, als je het serieus neemt, op zich interessant is. Ze laat het niet

in een nauwe richting rennen, voortdurend alle nieuwe kennisvolumes beheersen, verbeteren.

Hoe krijg ik een interview?

Als je besluit dat je zo'n verantwoordelijke baan aankunt, dien je een cv in voor de beschikbare vacatures. Zorg ervoor dat u de geletterdheid van de antwoorden controleert. Houd er rekening mee dat spelfouten uw kansen meteen tot nul beperken. De stijl moet ook ingetogen zaken zijn. Elk van uw woorden wordt zorgvuldig afgewogen en weloverwogen. Dan beginnen de 'proeven'. Je zult wat tijd moeten besteden om te bewijzen dat je een waardige assistent van de leider kunt zijn. Elk bedrijf bedenkt zijn eigen methodes. Bereid u echter voor op het feit dat u met verschillende functionarissen moet praten, verschillende officiële documenten moet opstellen en een paar telefoontjes moet beantwoorden. Je moet er ook rekening mee houden dat je uiterlijk strikt wordt gecontroleerd. Dat wil zeggen, ze zullen van top tot teen 'onderzoeken'. Meestal moet u een zakelijke kledingstijl demonstreren (make-up, kapsel). Het is ook ongewenst om sterke aroma's te gebruiken. Denk aan elk klein ding! Alles in jou moet discreet, maar aantrekkelijk zijn. Tip: blijf bescheiden, maar zelfverzekerd. Wees slim, maar niet arrogant. Dan moet alles zeker lukken!